Onnistuneen tapahtuman emotionaalinen jälki

Pohjola Rakennus Oy:n perustaja ja konsernijohtaja, rakennusalan yrittäjä  Juha Metsälän 50-vuotis syntymäpäivää juhlittiin syyskuun 7. päivänä Suomen Kansallisoopperassa. Kutsuvieraita oli paikalla 500 syntymäpäiväsankarin läheisistä tuttaviin ja yrityksen henkilöstöstä eri sidosryhmäkumppaneihin. 

Tapahtumajärjestäjä Eventforum on tunnettu näyttävistä tuotannoistaan, joissa yritykset tai yksittäiset liike-elämän vaikuttajat järjestävät henkilöstölleen, sidosryhmille tai asiakkaillensa tapahtuman, jotka syntyvät emotionaalisista lähtökohdista. Eventforumin vahvuuksiin kuuluu tuottaa yhdessä koettuja ainutkertaisia kulttuurielämyksiä.  Speakersforumin markkinointitiimi lähti paikan päälle seuraamaan miten tytäryhtiön suuret tapahtumat syntyvät. 

Juha Metsälän 50 vuotis-juhlien juontajana toimi karismaattinen esiintyjä, artisti Mikko Kuustonen.  Hän oli tapahtuman lämminhenkinen kertojaääni, joka sai yleisön mukaan tarinaan. Kuustonen on tunnettu sympaattisesta ja älykkäästä huumorintajusta. Tässäkin tapahtumassa Kuustonen antoi sankarille tilan loistaa arvokkaasti, unohtamatta veljellisestä naljailua ja pilkettä silmäkulmassa, joka kirvoitti yleisön yhteisnauruihin tasaisin väliajoin.

Tapahtuman luova johtaja, Eventforumin Jarkko Melart on työskennellyt tiimin kanssa vuoden tämän projektin parissa. Mikko valikoitui juontajaksi ja mukaan koko projektiin, koska hänellä on kyky yhdistyy älykäs huumori, tilannetaju ja inhimillisyys. Mikon vahvuus on herkkyys aistia ja poimia asioista juuri se olennaisin osa joka rakentaa sillan yleisön ja esiintyjän välille, kertoo Melart. Ilman luottamusta tämän luonteista tilaisuutta ei voi rakentaa.

Haastattelimme Kuustosta tarkemmin, millaista oli olla mukana JM50-projektissa, jossa hän arvosti erityisesti pitkäjänteistä ja sisältökeskeistä tekemistä ja ennenkaikkea vahvan luottamuksen ilmapiiriä koko tuotannossa.

Kerro millainen oli roolisi tässä tapahtumaprojektissa? 

– Olen ollut yhdessä tapahtuman tuottajan Eventforumin kanssa rakentamassa kokonaisuutta vuoden alusta saakka. Olennaista tässä hankkeessa on ollut asiakkaan odotusten sisäistäminen
sekä korkeatasoisen yritysseminaarin yhdistäminen syntymäpäiväjuhlaan. Päädyimme tuottamaan taustaa ja emotionaalista syvyyttä videohaastatteluiden kautta ja live-tapahtumassa Kansallisoopperassa toimme lavalle keskustelemaan ison määrän korkean profiilin asiantuntijoita. Paketti vaati lukuisia istuntoja, kuvaus- ja tuotantopäiviä sekä erityisesti rakennusalan erityispiirteiden opiskelua. Ratkaisevan tärkeää oli myös tavoittaa päähenkilöiden luontevin lähestymiskulma.

Millaista on hyvä yhteistyö asiakkaan ja tapahtumatuottajan kanssa?

– Minulle tärkeintä on vastuiden selkeä jakauttaminen, toimiva aikataulutus sekä riittävät resurssit viedä hanke kunnianhimoisesti maaliin. Olemme tehneet vuosien varrella tapahtuman tuotantoa johtaneen Jarkko Mélartin kanssa lukuisia mittavia projekteja ja koen että olemme molemmat parhaimmillamme hankkeissa joissa sisältö saadaan keskiöön.

Mistä elementeistä onnistunut tapahtuma rakentuu?

– Onnistunut tapahtuma jättää emotionaalisen jäljen joka ei unohdu. Muutos ja toimivat prosessit seuraavat luontevimmin tämän kokemuksen myötä, ja siksi on olennaista muistaa
että näyttävät puitteet eivät koskaan riitä, vaan tarvitaan koskettavuutta, aitoa vuorovaikutusta ja uskottavuutta.

Sujuiko tapahtuman yhteydessä kaikki niin kuin oli käsikirjoitettu?

– Uskon käsikirjoituksiin, jotka elävät ja etsivät muotoaan loppuun saakka. Tässäkin tapahtumassa syntyi olennaisia oivalluksia vasta Oopperan lavalla ja se johtaa yleensä innostavimpaan lopputulokseen. Ihmiset eivät ole parhaimmillaan koneita vaan toisiinsa spontaanisti reagoivia yksilöitä. 


Juha Metsälä perheineen fanittaa Juha Tapiota, joka kosketti akustisella esityksellään niin Metsälän perhettä kuin varmasti koko yleisöäkin. 

Hyvän tuulen Dj Slow:n letkeä vinyylibaari Oopperan lämpiössä viihdytti juhlakansaa päänäyttämön ohjelman jälkeen.

Vellu Maurola alias Dj Slow on pitkän linjan musiikkituottaja, joka oli varautunut tähän tilaisuuteen 300 vinyylillä. Leppoisa mies kertoi, että teknologia on tuonut dj:llekin uusia tuulia. Näissä juhlissa musiikki tuotettiin koneelta ja vinyylein tuotiin ainoastaan sävyjä kuultuun musiikkiin. Dj Slow on heittänyt keikkaa yli 30 vuotta ja nykyisin erikoistunut soittamaan levyjä juuri yritystapahtumissa. 

Illan makuelämyksestä, ruoka- ja juomatarjoilusta vastasi kokenut ravintolapäällikkö Anu-Liina Pineda Kanrestasta. Alalla 25 vuotta toiminut Pineda on varsinainen visionääri, joka valtti on nähdä kokonaisuuksia. Juha Metsälän 50-vuotis juhlat olivat Pinedalle ideaali asiakas, sillä he luonnostaan jakoivat asiakkaan kanssa samoja arvostuksen kohteita ruokakulttuurin osalta. Esillepano ja maut henkivät suomalaisuutta. Niiden pohjalta syntyi näyttävä menu, joka oli suurelta osin valmistettu lähituotteista.

Onnistuneen tapahtuman takaa sujuva yhteistyö 

Ennen varsinaista tapahtumapäivää, tuotantotiimi on työskennellyt projektin parissa jo kauan. Onnistuneiden tapahtumatuotantojen taustalla oli tässäkin projektissa ammattilaisista koostuva tiimi. Yksi merkittävä ja yhteen kokoava henkilö oli viestintäalan yrittäjä Leena-Kaisa Simola. Simola oli avainasemassa juhlia suunnittelevan tiimin jäsenenä, kooten kokoon tarvittavan verkoston, ja toimiessaan koordinaattorina tuotannossa. Haastattelimme Simolaa tarkemmin yhteistyön sujuvuudesta ja millaisesta projektista oli kyse hänen puolestaan. 

 Keskinäinen luottamus ja kun siihen lisätään luovuus, kokemus ja aito tunne yhteisestä projektista ja johtoajatus siitä, että yhdessä mennään maaliin.  – Leena-Kaisa Simola

Simolan oivat vinkit tulevat pitkän kokemuksen ja tekemisen kautta. Näin teet onnistuneen tapahtuman: 

– vieraat eivät saa sitä, mitä odottavat, vaan jotain enemmänkin – olipa siis kyse asiapitoisesta seminaarista tai hauskoista juhlista
– toimiva tila, jonne helppo tulla
– tarjoilu tilanteen ja vieraskunnan mukaisesti
– ohjelmassa saa ja voi olla yllätyksiä, mutta vieraat eivät saa hetkeäkään tuntea olevansa hukassa
– tapahtuman onnistumisesta kertoo vain ja ainoastaan osallistujilta saatu palaute – omahyväisyyteen ei ole missään kohtaa varaa
– ei ole niin pientä toimeksiantoa tai/ja tilaisuutta, että sen voi tehdä vasemmalla kädellä huitaisten
– ainakin minun yritykseni paras markkinointikeino on hyvin tehty työ – jos niin ei käy, toimeksiannot loppuvat siihen
– onnistuneen tilaisuuden jälkeen on itselläkin hyvä mieli
– raadollista kyllä, mutta tyytyväinen asiakas maksaa laskunsa mieluummin kuin jostain syystä pettynyt.

Esiintymistaitovalmentaja Ismo Jokinen oli illan yksi valokuvaajista, joka taltioi muistoiksi illan juhlahetkiä ja iloisia juhlavieraita. Jokinen oli mukana projektissa sen alkumetreiltä saakka kuvaten juhlan ohjelmassa nähtyjä henkilöhaastteluja ja muita videoinserttejä.

Tapahtuma: Juha Metsälän 50-vuotisjuhlat
Aika: 7.syyskutta 2017
Paikka: Suomen Kansallisooppera
Määrä: 500 pax
Tuottaja: Eventforum

 

 

 

Ehkä nämäkin kiinnostaisivat?

Kommentit

kommenttia